כאשר אנחנו מתכננים ביצוע של כנס, קידום מכירות או כל התכנסות אחרת, החלק המשמעותי ביותר בקיום התכנסות זו הוא המוזמנים!
טיפים לניהול מוזמנים
תהליך הרישום המקדים חשוב ביותר ובעל חשיבות רבה; לפני שאתם מחליטים מהי הדרך היעילה לטובת הרישום המקדים לאירוע, חשוב לבחון 2 נקודות עיקריות:
- מיהו קהל היעד לאירוע – לקוחות קיימים, לקוחות פוטנציאלים, ספקים או קולגות
- מהי מטרת האירוע – הצגה של מוצר או שירות , חשיפת חברה חדשה , אירוע הוקרה לתורמים
לדוגמא, לכנס לקוחות קיימים אשר מטרתו חשיפת מוצר חדש ההמלצה היאף בשלב הראשון, לשלוח בטווח של חודש וחצי הזמנה דיגיטלית במייל (save the date), ובשלב השני, ביצוע שיחות טלפוניות לטובת אישורי הגעה ותזכור המשמעות של שיחה טלפונית.
אתר רישום
ההזמנה גם מעניקה למוזמן תחושת חשיבות אשר תגדיל את אחוז ההגעה לאירוע; לדוגמא באירוע שמיועד ללקוחות פוטנציאלים, השיטה העדיפה והיעילה לרישום מקדים שתעניק גם סדר ויכולת טיוב נתונים, אשר בעזרתה ניתן יהיה להמשיך קשר רציף מול הלקוח הפוטנציאלי היא אתר רישום.
היתרונות אתר רישום לסוג זה של אירוע הן:
באירוע מסוג זה בדרך כלל יוזמנו הרבה יותר מוזמנים מהיעד אליו אנחנו שואפים להגיע באירוע וזאת משום שאחוז הענות הוא יחסית נמוך באחוזים יכול לגדול ( במידה והאירוע הינו אטרקטיבי- מרצה נחשב, אומן בכיר או חלוקת מתנות נחשבות)
אתר הרישום מהווה עבורנו בקרה לאירוע, בכל רגע נתון ניתן לדעת מהו אחוז הנרשמים מהי רמת טיוב הנתונים, ובהתאם לזאת לנקוט בפעולות נוספות, לדוגמא, אחוז היענות נמוך יעלה צורך בשליחת רישום באמצעות כתובת מייל ייעודית. שיטה זאת מתאימה למוזמנים שנמצאים בקשר רציף עם מזמין האירוע, אך זה מצריך מצד מזמין האירוע עבודה רבה של מעקב ומענה אחר אימיילים , התכתבויות שונות הכוללות הודעות טקסט, אישורי הגעה במענה אנושי ועוד, ובנוסף הדיוק אל מול הנרשמים נמוך יחסית
אתם מוזמנים לפנות אלינו בכל שאלה